Die Erhebung, wie viele Plätze in den städtischen Kitas, in den Kitas der freien Träger und in der Kindertagespflege gebraucht werden, ist für die Jugendämter der Kommunen die Grundlage für die Planung der Gruppenformen in den Kitas. Diese Erhebung und danach auch die Zu- und Absagen folgen für jedes Kindergartenjahr einem strikten Fahrplan, über den der Jugendhilfeausschuss auf Vorschlag der Stadtverwaltung beschließt. Der Fahrplan für das Kita-Jahr 2022/23 steht nun fest.
Noch bis Anfang November bearbeitet das Jugendamt als Träger der städtischen Kitas zentral nach den durch den Jugendhilfeausschuss beschlossenen Aufnahmekriterien die Wartelisten aus dem Kita-Navigator, um diese Plätze zu besetzen. Die freien Träger tun dasselbe, aber nach ihren eigenen Kriterien.
Vom 09. bis zum 11. November 2021 verschicken die Träger der Kitas die Zusagen, die die Sorgeberechtigten bis zum 26. November angenommen oder abgelehnt haben müssen. Für die städtischen Kitas erfolgt dies zentral aus dem Jugendamt. So kann die Abteilung Kitaverwaltung danach bis Ende Januar eine realistische Bedarfsplanung vorbereiten, um sie wiederum dem Jugendhilfeausschuss zum Beschluss vorzulegen. Im März 2022 beginnen die zentrale Platzabsage über den Kita-Navigator und das Nachrückverfahren. Alle Kinder, die keinen Platz bekommen haben, werden nun in die Gesamtwarteliste des Jugendamts aufgenommen und besondere Bedarfe für eine möglichst schnelle und individuelle Lösungsfindung abgefragt. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit den freien Trägern und Tagespflegepersonen.